Entenda o que é Kanban e como aplicar esse método

O Kanban é um método para gerenciar fluxos de trabalho de forma contínua e simples. Descubra como otimizar a produtividade de sua equipe e aumentar a eficiência dos seus colaboradores.

Conhecer e dominar o Kanban é essencial para qualquer profissional em cargos de liderança ou gestão. Esse método é hoje um dos mais utilizados nas empresas de ponta do mercado em praticamente todos os setores.

Isso porque, o Kanban apresenta ótimos resultados mesmo em demandas mais complexas, possibilitando o aumento de produtividade e eficiência de sua empresa, reduzindo custos e facilitando a escalabilidade.

Ficou interessado? Neste conteúdo nós da Ideal Marketing apresentamos o que é Kanban, sua origem, como ele funciona, seus benefícios e ainda trazemos instruções de como aplicar ele no dia a dia do seu negócio, não importa qual seja.

O que é o Kanban

Para começar a entender o que é Kanban, é preciso ter claro em mente que é um método de trabalho que permite o gerenciamento contínuo e simplificado das atividades de uma equipe, departamento ou empresa.

Esse método tem seus principais pilares na ideia de algo que seja ágil e claramente visual. Até o próprio nome “Kanban” pode ser traduzido do japonês como cartão ou placa, indicando a importância dos elementos visuais.

Sendo um modelo no qual todos os integrantes envolvidos no projeto estão cientes das atividades delegadas a si e aos outros, esse método se apresenta como uma excelente forma de gestão visual em qualquer área de atuação.

Dessa forma, o Kanban torna possível o acompanhamento constante e fácil de todas as tarefas em andamento, garantindo a realização daquilo que é estritamente necessário, sem desperdício de energia e recursos, sem trabalhos redundantes ou falhas de comunicação.

Origem do Kanban

Apesar de ser amplamente conhecido e usado na atualidade, o Kanban tem sua origem na década de 1960, no Japão.

Algumas fontes atribuem a criação ao executivo e engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, e outras pontuam como uma criação coletiva, mas é definitivamente seguro dizer que o método tem sua origem nas fábricas da montadora de carros.

As informações sobre a inspiração para a criação e a definição de o que é Kanban também são múltiplas. Há quem diga que o livro Today and Tomorrow, de Henry Ford, foi o ponto de partida; outros atribuem à forma com os supermercados japoneses gerenciavam seus estoques na época.

De certo, podemos ter entender que o Kanban surge como uma forma otimizada de produzir sem desperdiçar recursos extremamente necessária para a realidade de um país devastado pela guerra.

Hoje, já distante dessa realidade do seu início, o Kanban conquista cada vez mais gestores pelos seus diversos benefícios e facilidade de implementação.

Como fazer Kanban

Com a facilidade dos computadores, planilhas e softwares, o antigo Kanban das fábricas se atualizou para as realidades e necessidades das empresas de hoje em dia.

As antigas plaquinhas, que antes foram substituídas por post-its ou quadros/lousas, agora são notas coloridas visíveis na tela do computador e até no celular dos colaboradores.

Mas se os formatos e suportes mudaram, seus princípios continuam os mesmos. O importante é que todas as informações sejam de fácil acesso a todos os envolvidos no projeto, revisados diariamente e flexíveis a mudanças.

Para isso, o Kanban pode ser dividido em três partes:

• Cartões: Cada cartão no Kanban deve ser referente a uma tarefa do projeto. Em um projeto de marketing, por exemplo, um cartão comum pode ser “produzir a nova Landing Page da campanha” ou “segmentar as bases de disparo”;
• Colunas ou listas: As colunas ou listas são referentes aos status das atividades. Ou seja, se elas não foram iniciadas, estão em andamento, já foram concluídas ou, ainda, qualquer outra etapa necessária para seu fluxos de trabalho;
• Quadro: O quadro é a maior parte do Kanban, no qual todos atividades e seus status podem ser vistos. Aqui não importa se você usa post-its, lousas ou um aplicativo, o que importa é que toda a equipe possa visualizar a totalidade.

Na sua empresa

Como vimos anteriormente, esse método é comumente usado seguindo o fluxo não foram iniciadas, estão em andamento e já foram concluídas como colunas, ou, no inglês, to do, doing e done.

Porém, o método pode ser adaptado para a realidade e a necessidade de cada projeto, adicionando outras etapas ou status conforme necessário. Empresas de software, por exemplo, costumam trabalhar com etapas de validação e aprendizado.

O que não muda nos bons exemplos é sempre manter um certo limite de trabalho em andamento e prazos máximos de entrega, mesmo dentro da flexibilidade.

Podemos destacar diversos benefícios da aplicação do método no dia a dia do trabalho, que vão desde financeiros até o desenvolvimento de pessoas.

1. Visão Macro

Todos os integrantes da equipe estão sempre cientes de suas atividades e a dos demais colegas. Assim podem entender como seus atrasos ou falhas influenciam em diferentes pontas de trabalho ou, melhor, estimular novos insights que facilitem o fluxo.

2. Autonomia

Como todos membros do time podem ter acesso ao andamento do processo, eles mesmo passam a se gerenciar e tomar ações proativas ao iniciarem novas tarefas ou colaborarem com tarefas de seus companheiros.

3. Produtividade

Por ter grande foco na priorização de tarefas principais e distribuição de força de trabalho no que é essencial, o Kanban aumenta a produtividade da equipe evitando redundâncias ou esforços desnecessários.

4. Metas claras

Graças ao apelo visual, toda equipe conhece e sabe os objetivos e metas a serem alcançados e seus papéis dentro disso a todo momento.

5. Comunicação

Também a comunicação é facilitada, cada integrante sabe o que deve fazer e o que os demais estão fazendo, evitando reuniões e alinhamentos de emergência.

6. Redução de custos

O Kanban economiza recursos e tempo evitando retrabalhos e custos ao focar no que é estritamente prioritário.

Ferramentas do Kanban

É verdade que ainda existem muitas empresas e gestores que fazem usos de post-its e lousas. A opção não é de todo inválida ou ultrapassada, mas objetos físicos estão sempre sujeitos a intervenções de terceiros ou acidentes.

No mercado de softwares e apps, existem diversos organizadores práticos e simples nos quais é possível executar a metodologia Kanban. O Trello e o Runrun.It são gerenciadores de tarefas que se destacam no mercado.

Outro recurso importante para o Kanban em projetos de marketing são as ferramentas de automação. Essas ferramentas, como a nossa da Ideal Marketing, permitem o gerenciamento centralizado de todos os ativos e atividades envolvidos em uma campanha.

Hora de botar em prática

Neste conteúdo, vimos como o método Kanban criado nas fábricas japonesas nos anos 1960 pode ser muito útil para o gerenciamento de projetos nos mais diversos setores.

Por apelar para o recurso visual, o Kanban garante benefícios de aumento de produtividade, autonomia da equipe e redução de custos em qualquer projeto no qual ele é aplicado.

Não importa se você usa os velhos post-its, lousas e cartões ou softwares de gerenciamento mais modernos, esse método apresenta resultados significativos para sua empresa.

Além disso, quando aliado ao uso de uma ferramenta de automação dentro de um projeto de marketing digital o Kanban garante máxima eficiência e resultados mais rápidos.