Guia completo para criar uma boa carta de cobrança ao cliente
Publicado: 8 de fevereiro de 2022 | Atualizado: 11 de fevereiro de 2022.
Carta de cobrança ao cliente quando bem feita é essencial para quem precisa cobrar o cliente de forma direta e estratégica, principalmente para não correr o risco de perdê-lo. Mas como isso pode ser feito? É sobre isso que vamos te falar no conteúdo!
Se você é empreendedor, sabe que um dos principais problemas de toda empresa é o relacionamento ruim com alguns clientes. Se seu negócio tem divergências com os clientes, com certeza não vai crescer e se desenvolver.
Muitos desses problemas acontecem frequentemente, como atendimento ruim, problemas nos produtos e na resolução de problemas, por exemplo. Eles podem se resolver com treinamento adequado da equipe e atendimento personalizado, preservando a relação entre cliente e empresa.
Entretanto, existem problemas que, às vezes, se tornam difíceis de serem contornados, podendo causar grandes danos financeiros a empresa. O principal deles é o cliente que deve a empresa.
Essa é uma situação complicada, afinal, ao mesmo tempo que a empresa deseja receber o que é devido, também quer manter o cliente.
Por isso, é essencial que a empresa saiba como agir nesse momento, cobrando o que é devido e preservando o cliente. Mas afinal, como isso deve ser feito?
Bem, pensando nisso, montamos um guia completo para te ajudar a criar uma boa carta de cobrança ao cliente, que preserve o relacionamento com o cliente e cobre o mesmo. Se você se interessou e quer saber mais, veja dicas e informações no texto abaixo:
O que é uma carta de cobrança e qual é a sua importância?
A carta de cobrança é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas, que tem como objetivo cobrar clientes inadimplentes. Não é uma carta como outra qualquer, afinal, precisa ser muito bem planejada para evitar constrangimentos e saia justa.
A carta de cobrança ao cliente é o primeiro passo para cobrar o cliente, uma forma amigável que não envolve ordens judiciais de cobrança e nem precisa envolver (a não ser que seja o último recurso).
Ela é muito importante para a empresa, afinal, é fundamental receber os dividendos para manter o sistema financeiro do seu negócio equilibrado. Entretanto, fazer esse tipo de cobrança não é fácil. Mas esse é um assunto que será abordado mais para frente no texto.
Bem, como vivemos na época da internet e dos meios de comunicação tecnológicos, o termo “carta de cobrança” é apenas um termo mesmo.
Claro que é válido o envio de cartas, mas não é aconselhável. O ideal, nos dias atuais, é o email de cobrança para clientes, ou até mesmo mensagens via WhatsApp, por exemplo. Essa é a primeira grande dica para enviar uma boa carta de cobrança ao cliente.
Em que momento a carta de cobrança ao cliente deve ser usada?
Primeiro, como tudo na vida, é preciso entender o contexto da situação da dívida e do cliente.
Isto é, se você vai cobrar um cliente que nunca atrasou um pagamento, exceto o do mês passado, por exemplo, é recomendável que a cobrança seja feita de forma suave, informal, com uma mensagem de lembrança de pagamento.
Afinal, é mais provável que ele tenha apenas se esquecido de pagar. Nesse caso, a carta de cobrança ao cliente não é necessária.
Por outro lado, se a dívida é velha ou se ela vem se acumulando com o decorrer dos meses, a abordagem deve ser outra.
Nesse tipo de caso, a carta de cobrança ao cliente (email de cobrança para clientes) é muito indicada.
Portanto, o uso da carta de cobrança ao cliente depende muito do contexto da dívida e do cliente. Utilizar um planejamento de cobrança é fundamental.
Porque usar a carta de cobrança ao cliente?
Como falamos na introdução do texto, a carta de cobrança ao cliente bem feita é fundamental para receber o dinheiro da dívida e manter o cliente na sua carteira ao mesmo tempo. E esse é o principal objetivo do email de cobrança para clientes.
Para cumprir esse objetivo, a carta deve ter uma comunicação direta e respeitosa, cobrando sem constranger o cliente. A escrita e a escolha de palavras são fundamentais para cumprir esse objetivo. Por isso, mais uma vez vamos dizer que planejar a carta é fundamental.
Lembre-se que a carta de cobrança ao cliente deve ser usada de acordo com o contexto da dívida, sempre buscando uma solução amigável para o problema.
Modelos de carta de cobrança
Agora que já explicamos o que é email de cobrança para clientes (carta de cobrança ao cliente) e sua importância, vamos te mostrar dois modelos de carta. Veja abaixo:
Modelo 1
Cidade, dia, mês e ano
Caro cliente (nome completo do cliente),
Percebemos que não consta no nosso sistema de pagamentos o valor da prestação referente à compra do (determinado produto), no valor de (valor do produto ou da prestação), que vence dia (data do vencimento).
Por favor, conclua o pagamento até o dia (data).
Se esse valor já foi pago, desconsidere essa mensagem.
Atenciosamente, (nome do cobrador e cargo na empresa)
Modelo 2
Prezado(a) cliente (nome completo do cliente)
Estamos entrando em contato para te informar que a seguinte pendência se encontra aberta no nosso sistema, sem o devido pagamento:
(Descrição do produto ou serviço)
(Valor)
(Data de vencimento)
Por favor, conclua o pagamento dessa pendência ou entre em contato conosco o mais breve possível para resolver qualquer dúvida.
Atenciosamente, (nome do cobrador e cargo na empresa)
Uma boa carta de cobrança ao cliente faz a diferença
Como vimos acima, uma boa carta de cobrança ao cliente é fundamental para manter o equilíbrio nas relações profissionais entre cliente que deve e empresa que cobra, além de ser essencial para quem quer reter clientes.
Com a carta de cobrança correta, sua empresa mantém o cliente na sua carteira e ao mesmo tempo recebe o que deve, equilibrando as finanças e o setor de vendas.
Se você gostou do texto e quer saber mais sobre email de cobrança para clientes, carta de cobrança e soluções para empresas, continue acompanhando os conteúdos do nosso blog.
Sempre trazemos muitas dicas e informações que ajudam seu negócio a crescer. Não perca tempo e acesse já!