Guia completo para criar uma boa carta de cobrança ao cliente

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Publicado: 8 de fevereiro de 2022 | Atualizado: 11 de fevereiro de 2022.

Carta de cobrança ao cliente quando bem feita é essencial para quem precisa cobrar o cliente de forma direta e estratégica, principalmente para não correr o risco de perdê-lo. Mas como isso pode ser feito? É sobre isso que vamos te falar no conteúdo!

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Se você é empreendedor, sabe que um dos principais problemas de toda empresa é o relacionamento ruim com alguns clientes. Se seu negócio tem divergências com os clientes, com certeza não vai crescer e se desenvolver.

Muitos desses problemas acontecem frequentemente, como atendimento ruim, problemas nos produtos e na resolução de problemas, por exemplo. Eles podem se resolver com treinamento adequado da equipe e atendimento personalizado, preservando a relação entre cliente e empresa.

Entretanto, existem problemas que, às vezes, se tornam difíceis de serem contornados, podendo causar grandes danos financeiros a empresa. O principal deles é o cliente que deve a empresa.

Essa é uma situação complicada, afinal, ao mesmo tempo que a empresa deseja receber o que é devido, também quer manter o cliente.

Por isso, é essencial que a empresa saiba como agir nesse momento, cobrando o que é devido e preservando o cliente. Mas afinal, como isso deve ser feito?

Bem, pensando nisso, montamos um guia completo para te ajudar a criar uma boa carta de cobrança ao cliente, que preserve o relacionamento com o cliente e cobre o mesmo. Se você se interessou e quer saber mais, veja dicas e informações no texto abaixo:

O que é uma carta de cobrança e qual é a sua importância?

A carta de cobrança é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas, que tem como objetivo cobrar clientes inadimplentes. Não é uma carta como outra qualquer, afinal, precisa ser muito bem planejada para evitar constrangimentos e saia justa.

A carta de cobrança ao cliente é o primeiro passo para cobrar o cliente, uma forma amigável que não envolve ordens judiciais de cobrança e nem precisa envolver (a não ser que seja o último recurso).

Ela é muito importante para a empresa, afinal, é fundamental receber os dividendos para manter o sistema financeiro do seu negócio equilibrado. Entretanto, fazer esse tipo de cobrança não é fácil. Mas esse é um assunto que será abordado mais para frente no texto.

Bem, como vivemos na época da internet e dos meios de comunicação tecnológicos, o termo “carta de cobrança” é apenas um termo mesmo.

Claro que é válido o envio de cartas, mas não é aconselhável. O ideal, nos dias atuais, é o email de cobrança para clientes, ou até mesmo mensagens via WhatsApp, por exemplo. Essa é a primeira grande dica para enviar uma boa carta de cobrança ao cliente.

Em que momento a carta de cobrança ao cliente deve ser usada?

em que momento a carta de cobrança deve ser usada

Primeiro, como tudo na vida, é preciso entender o contexto da situação da dívida e do cliente.

Isto é, se você vai cobrar um cliente que nunca atrasou um pagamento, exceto o do mês passado, por exemplo, é recomendável que a cobrança seja feita de forma suave, informal, com uma mensagem de lembrança de pagamento.

Afinal, é mais provável que ele tenha apenas se esquecido de pagar. Nesse caso, a carta de cobrança ao cliente não é necessária.

Por outro lado, se a dívida é velha ou se ela vem se acumulando com o decorrer dos meses, a abordagem deve ser outra.

Nesse tipo de caso, a carta de cobrança ao cliente (email de cobrança para clientes) é muito indicada.

Portanto, o uso da carta de cobrança ao cliente depende muito do contexto da dívida e do cliente. Utilizar um planejamento de cobrança é fundamental.

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Porque usar a carta de cobrança ao cliente?

Como falamos na introdução do texto, a carta de cobrança ao cliente bem feita é fundamental para receber o dinheiro da dívida e manter o cliente na sua carteira ao mesmo tempo. E esse é o principal objetivo do email de cobrança para clientes.

Para cumprir esse objetivo, a carta deve ter uma comunicação direta e respeitosa, cobrando sem constranger o cliente. A escrita e a escolha de palavras são fundamentais para cumprir esse objetivo. Por isso, mais uma vez vamos dizer que planejar a carta é fundamental.

Lembre-se que a carta de cobrança ao cliente deve ser usada de acordo com o contexto da dívida, sempre buscando uma solução amigável para o problema.

Modelos de carta de cobrança

modelos de carta de cobrança

Agora que já explicamos o que é email de cobrança para clientes (carta de cobrança ao cliente) e sua importância, vamos te mostrar dois modelos de carta. Veja abaixo:

Modelo 1

Cidade, dia, mês e ano

Caro cliente (nome completo do cliente),

Percebemos que não consta no nosso sistema de pagamentos o valor da prestação referente à compra do (determinado produto), no valor de (valor do produto ou da prestação), que vence dia (data do vencimento).

Por favor, conclua o pagamento até o dia (data).

Se esse valor já foi pago, desconsidere essa mensagem.

Atenciosamente, (nome do cobrador e cargo na empresa)

Modelo 2

Prezado(a) cliente (nome completo do cliente)

Estamos entrando em contato para te informar que a seguinte pendência se encontra aberta no nosso sistema, sem o devido pagamento:

(Descrição do produto ou serviço)

(Valor)

(Data de vencimento)

Por favor, conclua o pagamento dessa pendência ou entre em contato conosco o mais breve possível para resolver qualquer dúvida.

Atenciosamente, (nome do cobrador e cargo na empresa)

Uma boa carta de cobrança ao cliente faz a diferença

Como vimos acima, uma boa carta de cobrança ao cliente é fundamental para manter o equilíbrio nas relações profissionais entre cliente que deve e empresa que cobra, além de ser essencial para quem quer reter clientes.

Com a carta de cobrança correta, sua empresa mantém o cliente na sua carteira e ao mesmo tempo recebe o que deve, equilibrando as finanças e o setor de vendas.

Se você gostou do texto e quer saber mais sobre email de cobrança para clientes, carta de cobrança e soluções para empresas, continue acompanhando os conteúdos do nosso blog.

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