O que é ciclo PDCA e como o método utilizado pela Toyota pode aumentar a produtividade e as vendas em sua empresa

O ciclo PDCA é um modelo de gestão de processos que busca a otimização do desempenho e da produtividade em uma empresa. Aprenda os 4 passos para aplicá-lo de maneira eficiente e consiga aumentar as vendas em seu negócio.

O método PDCA possui diversos nomes: ciclo PDCA, ciclo de Deming, ciclo de Shewhart, ciclo de controle, ou PDSA.

Mas, como diria Shakespeare “o que é que há, pois, num nome” ?

Ou seja, não importa como o chamemos, ele possui uma finalidade única: otimização de processos.

Não à toa a Toyota aderiu as técnicas do método e conquistou resultados excelentes em seus resultados. Mas veremos detalhes mais adiante, não deixe de chegar nessa parte!

Porém, não são só empresas como a Toyota que podem usar esse recurso, essa maneira de gerir processos pode ser aplicada em qualquer empresa e em áreas diversas, desde o treinamento de lideranças até a linha de produção do seu negócio.

Dessa forma, o ciclo PDCA tem a possibilidade de trazer diversos benefícios ao seu negócio, inclusive o aumento de vendas.

Quer saber TUDO sobre esse conceito e de quebra aprender a aplicá-lo em sua empresa?

Então, leia esse conteúdo e descubra como otimizar os processos e ter uma gestão de ponta no seu negócio!

Fique ligado nos tópicos deste texto:

O que é PDCA?

O ciclo PDCA é um método contínuo de gestão de processos e produtos o qual busca uma melhoria contínua por meio de repetições das ações.

PDCA é uma sigla originalmente em inglês que é exatamente igual em português: Plan-Do-Check-Act, Planejar-Desenvolver-Checar-Agir.

Isso é, um meio de verificação contínua de ações pontuais dentro dos processos e produtos, com intuito de utilizá-las progressivamente.

Ou seja, resumidamente: esse método é utilizado para controlar, acompanhar e analisar processos a fim de promover a melhoria e otimização constante deles.

Mas, como vimos acima, esse processo possui nomes variados, os quais serão desenvolvidos no decorrer deste conteúdo.

No entanto, dois nomes merecem destaque nesse momento: ciclo de Deming e ciclo de Shewhart.

Isso porque o ciclo PDCA foi proposto pela primeira vez por Walter Shewhart físico, engenheiro e estatístico estadunidense quem, por sua vez, se baseou no método científico de Francis Bacon.

Hum, parece complicado, né?

Vamos simplificar!

Para isso é preciso saber: o método científico está embasado em 3 pilares: hipótese, experimento e avaliação. E foi justamente a partir desses pilares que Shewhart concebeu o PDCA na década de 20!

Contudo, esse processo foi apenas idealizado por Shewhart, a aplicação se deu apenas na década de 50 graças ao estatístico estadunidense William Deming.

Deming ficou bastante conhecido pela melhoria na produtividade das indústrias dos Estados Unidos no período da Segunda Guerra.

Além disso, a partir de 1950, realizou palestras para executivos japoneses ensinando o modelo PDCA e popularizando esse método.

Por isso, o nome ciclo de Deming tornou-se amplamente conhecido no meio empresarial.

Outro aspecto interessante sobre a abordagem de Deming é a adoção do termo study (estudar), no lugar de verificar.

Essa alteração deu origem ao nome PDSA. Mas não se preocupe! iremos falar melhor sobre essa alteração e o seu significado mais adiante.

Por ora, o importante é ter em mente o que é PDCA.

Assim, podemos passar ao próximo tópico, a utilidade do PDCA.

Para que serve o ciclo PDCA nas vendas?

O ciclo de Deming é como o Veja, possui mil e uma utilidades e aplicações, uma vez que seus pilares podem sustentar todo e qualquer processo ou serviço de uma empresa.

Isso porque como ele está embasado em uma metodologia observacional, analitica e continua que levam a adoção de readequações ou criação de novos procedimentos, a qualidade e eficiência dos seus processos estarão sempre bem cuidadas.

Sabendo disso, é possível aplicar o método PDCA em diversos setores de uma empresa.

Isso porque com esse círculo você pode aumentar a produtividade de uma equipe de vendedores, aumentando suas vendas, por exemplo.

Mas de que maneira isso pode ser feito?

Já que o ciclo PDCA é baseado no método científico, pode-se compreender sua aplicação no setor de vendas por meio do planejamento, experimentação e análise de resultados.

Dessa maneira, você poderá agir assertivamente, sendo capaz de compreender quais os pontos problemáticos da sua estratégia de vendas e como ajustá-los prontamente.

Para isso é preciso fazer um acompanhamento contínuo, com o objetivo de ver de perto a atuação da equipe e formular um plano de ação caso o rendimento não seja como esperado.

Sendo assim, é possível perceber como o PDCA pode ser um exemplo de análise estatística e tem a capacidade de trazer diversas vantagens em resultados concretos.

Com isso, chegou a hora de irmos ao próximo tópico e ver mais detalhadamente essas vantagens!

Quais as vantagens de utilizar o ciclo PDCA nos processos de vendas?

No tópico anterior, entendemos como o ciclo PDCA pode ser aplicado em áreas variadas, inclusive direcionado à equipe de vendas.

Mas quais os benefícios de utilizar esse método nas suas abordagens a clientes?

A principal vantagem de usar um ciclo PDCA no setor de vendas da sua empresa é bastante evidente: a oportunidade de organizar as vendas.

Pois planejar a estratégia de vendas, desenvolvê-la e verificar a execução são ações capazes de auxiliar o gestor a tomar decisões pontuais.

Com isso, será muito mais fácil estruturar as vendas de sua equipe assim como solucionar questões problemáticas de sua estratégia.

Além disso, o PDCA ajuda a otimizar o tempo dos colaboradores, dessa forma impactando diretamente nos resultados dos vendedores.

Isso porque, tendo processos “redondos” e eficientes a sua equipe consegue trabalhar melhor, com mais engajamento e direcionamento na busca pelo alcance das metas.

Sendo assim, depois de entendermos o que é PDCA, em que setores aplicá-lo e quais os benefícios desse ciclo, chegou o momento de entender como utilizá-lo na sua abordagem de vendas.

Passo a passo de um ciclo PDCA

Nos tópicos anteriores discutimos sobre o que é PDCA e outras questões mais teóricas.

Agora, chegou o momento de colocá-lo em prática nas suas estratégias de vendas.

Mas como fazer isso, você está se perguntando?

Não se preocupe! Elaboramos um passo a passo com o objetivo de esclarecer todas as suas dúvidas e com isso você poderá utilizar o modelo de Deming o quanto antes!

Planejar

Dissemos outras vezes acima, como o ciclo PDCA é um exemplo de produtividade estratégica e baseia-se no método científico de Francis Bacon.

Dessa forma, a primeira etapa a ser realizada é o planejamento ou, se pensarmos no método científico, a hipótese.

Sendo assim, nessa etapa serão traçados os objetivos e as metas, além de estabelecer a metodologia para alcançá-las.

Contudo, para estabelecer metas e métodos possíveis e alcançáveis é preciso fazer uma pesquisa de mercado além de uma avaliação constante e próxima com os seus vendedores.

Para conseguir realizá-las é importante utilizar ferramentas da qualidade PDCA tais como: sistemas CRM, planilhas e qualquer outra capaz de ajudar na sua análise macro e interna.

Com isso, você terá recursos visuais e estruturados para verificar os dados do mercado e o andamento da performance dos colaboradores.

Assim, você vai estar por dentro das tendências de mercado, dos comportamentos e hábitos de leads – clientes potenciais – e clientes, além de conhecer melhor a concorrência e o desempenho dos seus vendedores.

Isso com certeza vai influenciar positivamente no seu desenvolvimento de metas pois você terá condições de definir números e objetivos pautados na realidade da sua empresa e nas oportunidades do mercado.

Mas, para isso, é preciso ter certeza que os detalhes da meta proposta são atingíveis.

E agora, como me certificar disso?

Por meio de ferramentas e condições adequadas à realização das ações previstas nessa etapa de planejamento!

Interessante, né? Então vamos aprender agora sobre a parte de desenvolvimento do ciclo PDCA!

Desenvolver

Se o P do ciclo PDCA é puramente teórico, o D é o oposto direto, ou seja é a prática de toda a teoria elaborada no planejamento.

Dessa maneira, após estabelecer objetivos é hora de correr atrás dos resultados.

Ou seja, vamos imaginar:

Na etapa do planejamento você determinou objetivos como: precisamos aumentar o número de conversão em leads do site.

Agora é a hora de desenvolver formas para isso!

Você pode por exemplo, expor no site valores e condições atrativas de pagamento – deixando o possível cliente mais próximo e consciente da sua proposta, no caso de essas informações já serem expostas você pode torná-las mais claras.

Esse é apenas um exemplo de como criar maneiras para desenvolver e dar bases a construção do seu propósito final.

Por isso é necessário realizar treinamentos contínuos e preparar materiais sobre os produtos e serviços vendidos pela empresa.

Assim, você garante que seus colaboradores possam desenvolver a programação esperada e de acordo com o formato mantido ou readequado do seu processo, ou site nesse caso.

Checar

Além de planejar e desenvolver, é importante monitorar a execução das ações e os resultados alcançados para garantir um desempenho de excelência.

Dessa forma, essa etapa deve ser realizada juntamente com a anterior, o desenvolvimento.

Outra questão é garantir que não só os superiores tenham acesso às informações e relatórios de desempenho, como também os colaboradores.

Isso porque quanto mais pessoas monitorarem a execução do planejamento, maiores serão as chances de encontrar erros de processos, além de soluções.

Aqui, devemos ressaltar o uso de ferramentas da qualidade PDCA citadas no tópico Planejamento.

O uso dessas ferramentas é interessante pois podem fornecer métricas capazes de embasar a sua checagem.

Essas métricas podem ser diversas como número de conversões, taxa de aumento ou diminuição de leads e resultados dos vendedores individualmente e do time todo.

No entanto, devemos ressaltar a alteração proposta por Deming, isto é, a substituição de checar por estudar.

Estudar X Checar

Apesar de Deming utilizar o modelo de Shewhart como base, ele propõe uma alteração muito adequada, substituindo check por study e alterando a sigla de PDCA para PDSA.

Essa modificação de termos foi realizada por uma questão de sentido.

Para Deming, a palavra check não daria conta do que é preciso à realização dessa etapa, diferentemente de study, ou estudar em português.

Isso porque estudar está muito mais ligado a um processo analítico, enquanto checar está relacionado apenas a observação.

Por exemplo: ainda nos baseando no exemplo de colocar informações de valores e condições no site, ao checar os resultados você apenas observa e não necessariamente se aprofunda nos detalhes.

Já ao estudar resultados, por exemplo, você faz uma análise completa dos causas que o levaram a ser positivos ou negativos.

Apesar de essa alteração não causar um grande impacto, ela é um bom parâmetro de compreensão dessa etapa.

Agir

Depois de planejar, desenvolver e checar chegou o momento de inserir a letra A da sigla PDCA, a ação!

Com as métricas dos resultados de desempenho da sua equipe e da parte de desenvolvimento em mãos, você poderá estabelecer possíveis correções com o intuito de aprimorar o planejamento e o desenvolvimento futuros.

Isso porque já sabemos que o uso do PDCA é um processo contínuo, certo?

Ou seja, é necessário atuar corretivamente sobre as falhas detectadas durante a implementação ou em caso de resultados positivos, potencializá-los!

Com isso, volta-se a etapa inicial: o planejamento, de forma a reiniciar todo o ciclo.

Ou seja, ao terminar o processo você deve recomeçá-lo pensando sempre em formas de otimizar os resultados.

Além disso, o monitoramento constante ajuda a identificar problemas no meio dos processos, podendo antever novos tópicos a serem explorados/reajustados no próximo desenvolvimento.

Seguindo esses passos, você poderá executar o método PDCA de maneira correta e assertiva.

Depois de entender o que é PDCA, da teoria à prática, é interessante mostrarmos um estudo de caso capaz de exemplificar o bom uso desse método, a Toyota!

Bônus: OPDCA, um estudo de caso

Como foi apontado nos tópicos anteriores, a popularização do ciclo PDCA se deu depois da Segunda Guerra Mundial graças às palestras ministradas por Deming no Japão.

Dessa forma, os executivos japoneses aplicaram o método em sua produção, gerando ótimos resultados.

Pense no Japão pós-guerra com uma economia em crise, devido à execução do ciclo PDCA eles puderam ter uma recuperação acima do normal.

Um dos casos mais notáveis é o da empresa japonesa Toyota.

Baseando-se no método e utilizando ferramentas de qualidade PDCA a Toyota desenvolveu um sistema de gestão de produção eficiente, o STP – System Toyota Production.

O modelo Toyota de melhoria contínua obteve resultados tão impactantes, a tal ponto que ele se tornou reconhecido pelo mundo todo.

Isso porque esses resultados surtiram efeitos em áreas de qualidade, custos e produtividade!

Na produção enxuta uma letra é adicionada ao processo PDCA, o “O” no sentido de observação.

A observação é um fator essencial à manutenção da condição atual da produção, sendo amplamente aplicado no Sistema Toyota de Produção.

Isso porque a observação é um dos pontos chave do processo, justamente por ser a fase na qual tudo se torna mais claro dando bases concretas para as etapas seguintes.

E aí, ficou com vontade de utilizar o ciclo PDCA, ou OPDCA em seu negócio?

Então, mãos à obra!

Aumente as vendas com o ciclo PDCA

Nesse conteúdo explicamos a você toda a parte conceitual do modelo: o que é PDCA, as aplicações do método e as vantagens de aplicá-lo em seus processos de vendas.

Além disso, explicamos o passo a passo da execução do ciclo PDCA no setor de vendas da sua empresa.

E mais: você ainda aprendeu como é importante seguir cada uma das etapas para ter resultados completos.

Fora isso, também compreendemos que esse método se trata de um processo contínuo ou seja, o ponto de término é também um ponto de recomeço!

Outro ponto importante destacado foi o estudo de caso da Toyota para exemplificar como o método PDCA é eficiente!

Agora chegou a sua vez!

Aplique o ciclo PDCA em seu negócio e aumente os resultados de sua equipe de vendas!