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Saiba como usar o Google Drive em 5 passos e tenha seus arquivos na palma da mão

Publicado: 25 de Maio de 2018 | Por: | Atualizado: 4 de julho de 2019.

Sabe como usar o Google Drive e explorar todos os seus benefícios? Não?! Você pode estar perdendo a chance de ter processos de vendas mais otimizados. Vem com a gente aproveitar as vantagens de viver no mundo da nuvem!

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Atualmente, não dá para ter acessos restringidos somente à tela do seu computador. Profissionais de sucesso precisam ter acesso a informações em qualquer hora e em qualquer lugar.

Isso porque a dinâmica dos processos empresariais modernos, principalmente no cenário de vendas, exige que as informações estejam acessíveis e disponíveis a todo momento, pois os clientes precisam ser atendidos com prontidão e os processos otimizados.

Ou seja, documentos, planilhas, arquivos e informações de um modo geral precisam ser guardadas em algum local com grande capacidade de armazenamento e que possibilite acessos flexíveis.

Então saiba: essas tarefas podem ser muito mais fáceis e completamente integradas se contarem com o armazenamento no Google Drive!

Por isso, preparamos este conteúdo com 5 passos simples de como usar o Google Drive a fim de te ajudar a não perder mais nenhum segundo do seu tempo procurando um arquivo perdido, ou deixar de prospectar um cliente porque o dado dele não foi atualizado na planilha.

Olha só o que você vai encontrar por aqui:

O que é Google Drive?

google drive

Se quer saber muito bem sobre como usar o Google Drive, em primeiro lugar, você precisa entender o seguinte: ele é a principal ferramenta do Google capaz de guardar arquivos na nuvem, por isso é conhecido também como drive nuvem.

Ele surgiu em 2012, como uma atualização super aprimorada do serviço até então conhecido como Google Docs que reunia funções de armazenamento de documentos.

Assim, após incluir novas possibilidades, o Drive da atualidade agrega por exemplo: aplicativos de documentos, planilhas e apresentações.

Essa ferramenta disponibiliza de forma gratuita 15GB de armazenamento, mas esse número pode ser expandido em até 1TB se você contar com um plano pago.

No entanto, se você não tiver arquivos extremamente grandes para armazenar, a modalidade gratuita consegue te atender muito bem no momento de organizar os docs das suas vendas, apresentações para a sua equipe, planilhas com metas etc.

Além disso, o drive nuvem é responsável pela sincronização dos seus conteúdos entre máquinas e o vasto cenário da internet, tudo dentro do seu espaço de armazenamento.

Aliás, outro ponto positivo em saber como usar essa ferramenta é: você não tem somente o espaço de armazenamento para explorar.

Isso porque como é integrada com outros aplicativos da plataforma Google, ela não apenas organiza e disponibiliza seus arquivos, mas também permite o compartilhamento e outros acessos a ele em tempo real!

E o melhor: tudo isso pode ser feito tanto por meio do seu computador quanto pelo seu celular. Muito interessante, né?

Então veja esse exemplo:

Vamos imaginar um cenário no qual você está preparando um arquivo que irá nortear alguns direcionamentos e informações para a equipe de vendas, tendo esse arquivo dentro do Google Drive você pode contar com a ajuda de outro líder, por exemplo, e ambos conseguem escrever o conteúdo e se ajudar ao mesmo tempo!

E agora, está ficando mais claro como usar o Google Drive? Então vamos ao próximo tópico conferir as principais vantagens de contar com essa ferramenta quando se precisa organizar as vendas!

Quais são os benefícios de saber como usar o Google Drive para organizar as suas vendas?

Bom, chegando até aqui você já entendeu um pouco mais sobre o que é o Google Drive e sua principal função, certo?

Então, agora você deve estar se perguntando: “como efetivamente esse recurso pode me ajudar a organizar as vendas”?

Bem, tendo em vista que o maior objetivo dessa ferramenta é agrupar, organizar e compartilhar arquivos, você pode e deve usá-la para te auxiliar na comunicação com o seu time de vendas.

Além disso, outro claro benefício é: você pode separar em pastas específicas planilhas com tabela de preços, apresentações a serem enviadas aos clientes e até mesmo materiais promocionais a serem postados em suas redes sociais em datas sazonais, por exemplo.

Resumidamente: se o assunto é organizar vendas o Google Drive cai como um braço direito nos quesitos organização, otimização de tempo e interação entre colaboradores ou equipes.

Tá vendo como tudo tem a ver?

Aliás, pense no seguinte:

Determinado material de divulgação do seu produto ou serviço passa por atualizações, sabendo como usar o Google Drive você elimina a necessidade de marcar uma reunião presencial com os colaboradores tomando seu tempo e o deles para explicar essas atualizações.

Muito pelo contrário, é possível fazer uma apresentação online usando os materiais bem separadinhos nas pastas do drive e compartilhá-los em tempo real com a equipe explicando todos os pontos necessários e dando acesso para que eles editem o arquivo, se necessário.

Mas não se preocupe, falaremos sobre como fazer esse compartilhamento mais adiante.

Por ora, queremos que você saiba o seguinte: são inúmeras as vantagens do Google Drive!

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Bom, saber como usar o Google Drive não exige de você nenhuma dor de cabeça ou grandes habilidades.

Isso porque suas funções de uso são bastante práticas e, além disso, a forma como as pastas e todos seus recursos estão dispostos na plataforma é muito objetiva visualmente.

Com isso, preparamos especialmente para você 5 passos super simples e claros de como usar o Google Drive de maneira fácil mas completa!

Vem com a gente!

1. Depois de ter uma conta no Gmail acesse o Google Drive

google drive gif

Bom, em primeiro lugar, você deve ter uma conta no gmail. Isso porque o seu Google Drive é diretamente atrelado a sua conta de email do Google.

Tendo essa conta no Google, você precisa somente acessá-la ou pode até mesmo ir diretamente no canal do próprio Google Drive: Google.com/drive.

Se acessar pelo seu email basta clicar no campo “Google apps ”. Depois disso você poderá ver a opção “drive” e clicando nela a mágica já acontece:

Você estará no seu drive e contará com uma tela na qual terá todos os campos disponíveis para uso, e além disso, eles têm a função de orientar sua navegação. Veja:

  • Meu Drive: parte na qual vão ficar armazenados todos os seus documentos criados dentro do Google Drive ou salvos na nuvem.
  • Computadores: apresenta todas as máquinas sincronizadas com o seu Google Drive.
  • Compartilhados Comigo: nesse campo é possível visualizar todos os arquivos compartilhados com você.
  • Recentes: arquivos acessados em pouco espaço de tempo poderão ser encontrados nessa aba.
  • Google Fotos: imagens recebidas pelo seu email ou por meio do Google hangouts podem ser localizadas nessa aba.
  • Com Estrela: aqui é possível encontrar os arquivos marcados como favoritos.
  • Lixeira: arquivos descartados estarão arquivados aqui.

Tá vendo o quanto é fácil aprender como usar o Google Drive? Vamos à próxima etapa!

2. Crie, salve e organize seus arquivos e documentos de vendas

Agora que você está no seu Google Drive e já visualizou todas as opções de uso disponíveis é hora de criar, salvar e organizar os arquivos de suas vendas.

No entanto, para isso, tudo vai depender dos seus processos comerciais e os tipos de documentos mais usados.

O importante é: crie ou salve os arquivos já existentes. Procure manter tudo bem registrado, como dados dos seus leads (clientes em potencial) e informações de clientes antigos.

Além disso, ao saber como usar o Google Drive, é possível perceber que apresentações comerciais, tabelas de preço e planilhas com dados importantes também podem ser guardadas na sua nuvem e ser acessadas a qualquer momento e de qualquer lugar!

Fora isso, a dica principal neste tópico é: crie pastas específicas de acordo com os tipos de arquivos. Veja alguns exemplos:

  • Pasta com fotos do último evento promocional
  • PDF’s de contratos de vendas
  • Pasta com apresentações comerciais
  • Pasta de todas as planilhas com metas do time e metas do próximo mês.

Documentos de texto podem ser criados diretamente no Google Drive, mas para armazenar outros como PDFs que não podem ser criados dentro dele, só é preciso clicar e arrastar do seu computador para dentro do seu drive!

Simples, né?

Pois é, saber como usar o Google Drive e tornar os arquivos das suas vendas e processos comerciais mais organizados não é uma tarefa impossível.

3. Compartilhe seus arquivos com o time de colaboradores

Google Drive print

Está ficando cada vez mais simples aprender como usar o Google Drive, hein?

Aqui você já acessou a sua conta, criou arquivos ou salvou aqueles já existentes na nuvem, e organizou tudo em pastas específicas para facilitar a localização no momento da busca.

Hum, muito bem!

Agora chegou o momento de fazer os compartilhamentos necessários com a sua equipe de colaboradores!

Então vamos imaginar o seguinte:

Existe uma apresentação comercial que deverá ser usada no próximo final de semana em uma grande ação de vendas com descontos especiais.

Essa apresentação está quase pronta, no entanto, é preciso contar com a ajuda de um líder do time de vendas para personalizar a aparência dos slides, bem como adicionar outros toques estratégicos.

Por sorte, agora você está aprendendo como usar o Google Drive e vai poder compartilhar essa apresentação com ele, além de poderem editar simultaneamente!

Mas como fazer isso? Não se preocupe, vamos ver isso nesse exato momento!

Vá na aba “meu drive” e selecione o arquivo que precisa compartilhar com outro colaborador.

Clique com o botão direito e escolha a opção “compartilhar”. Abrirá um campo no qual você deverá colocar o endereço de email de um ou mais colaboradores destinados a receber o acesso do arquivo, depois de colocar o email deles basta clicar em “enviar”.

Ainda nessa parte, também é possível determinar se as pessoas que irão receber o acesso serão habilitadas somente para visualizar, comentar ou editar o documento!

Para isso, é preciso apenas selecionar o lápis ao lado do campo no qual você adicionou os emails e escolher o tipo de permissão desejada.

4. Garanta sua segurança com autenticação de dois fatores

Quando se está aprendendo como usar o Google Drive é extremamente importante se atentar a questões de segurança, principalmente porque aqui estamos focando no uso dessa ferramenta para tornar arquivos que integram a logística da sua venda mais organizados.

Com isso, o seu drive será preenchido por documentos como planilhas, por exemplo, que certamente serão compostas por informações totalmente sigilosas e delicadas.

Por isso, saiba: a fim de garantir que a conta só será acessada pelo real usuário o Google Drive conta com a autenticação de dois fatores.

Assim, além da sua senha usual – procure não usar senhas muito óbvias como data de aniversário – também será necessário um elemento adicional para acessar a sua conta pela primeira vez.

Esse elemento pode ser tanto um app instalado em seu dispositivo móvel quanto o envio de uma mensagem para o seu número de celular.

Por isso, a dica aqui é optar por aquele que melhor te atender no momento da identificação.

E então, o que está achando dessas 4 dicas de como usar o Google Drive? Ansioso para conferir a última? Vamos lá!

5. Use mais aplicativos dentro do drive

Já que o assunto é organizar as suas vendas, nesse último passo de como usar o Google Drive nós preparamos para você um gran finale especial!

Isso porque, normalmente as pessoas não exploram realmente todos os recursos disponibilizados pela ferramenta.

Então saiba: além de planilhas, docs e apresentações, existem vários outros aplicativos a serem aproveitados dentro do seu drive, os quais você pode e deve usar na organização e otimização dos seus arquivos.

Para encontrá-los basta clicar na opção “novo”, direcionar o cursor do mouse sobre o campo “mais” e selecionar a opção “conectar mais aplicativos”

Pronto! você estará na central de aplicativos do seu Google Drive e terá acesso a diversas opções capazes de potencializar e aumentar as suas funções de uso. E mais: são todos elementos gratuitos!

Se desejar encontrar algum aplicativo específico use o campo de “busca” ou observe aquilo que estiver disponivel nas categorias.

Se quiser um spoiler, adiantamos o seguinte: é possível contar com editores de imagem, players de música, outros aplicativos capazes de alterar textos, ferramentas com o fim de editar documentos em PDF e muito mais!

Ou seja, é possível não só criar e armazenar seus arquivos de vendas, mas também personaliza-los ou fazer alguma alteração mais completa nele sem ter que sair do seu drive.

E agora? viu como são vastas as vantagens do Google Drive? Então mãos à obra!

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E então, já sabe como usar o Google Drive, certo?

Está preparado para ter suas vendas mais organizadas por contar com um ótimo recurso na hora de criar, editar, armazenar e compartilhar os arquivos dos seus processos comerciais?

Com certeza sim!

Isso porque te mostramos ao longo deste conteúdo diversos passos importantes que vão desde o acesso da sua conta até o momento de explorar benefícios adicionais do seu drive.

Além disso, apresentamos alguns exemplos muito práticos capazes de te mostrar quais os momentos super adequados para aproveitar os recursos dessa ferramenta.

Por isso, agora que você já domina os 5 passos simples de como usar o Google Drive é hora de pôr a mão na massa, criar, organizar e compartilhar arquivos com toda a sua equipe e tornar os seus processos de vendas muito mais organizados e sincronizados!

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Mãos à obra!

2019-07-04T17:37:56-03:00

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