Use a função PROCV Excel dentro da sua empresa para gerir melhor seus processos e organizar ainda mais as suas vendas!
Publicado: 18 de junho de 2018 | Atualizado: 28 de agosto de 2019.
A função PROCV Excel é um dos recursos mais usados na ferramenta, principalmente por empresas. Isso porque essa fórmula costuma ser usada para controlar e organizar setores e metas dentro de um negócio, principalmente o de Vendas, o qual o PROCV ajuda a organizar, podendo resultar até mesmo no aumento das vendas de um negócio!
O Microsoft Excel é uma das ferramentas de escritório mais usadas no mundo.
Por isso, não é à toa que existe uma necessidade muito grande em aprender todas as funções da ferramenta.
Afinal, são 14 tipos de funções diferentes e cada uma delas é composta por diversas fórmulas voltadas para algum objetivo específico.
Aliás, acredita-se que o Microsoft Excel possua mais de 200 fórmulas diferentes criadas atualmente.
Com isso, nós perguntamos: como gravar tudo isso na mente, meu amigo?!
Tarefa difícil e que demandaria muito tempo, não é mesmo?
Por isso, para eliminar o tempo que você gastaria tentando entender tudo sobre várias funções e considerando que provavelmente não conseguiria absorver tudo visto a quantidade delas, nós nos concentramos em te ensinar especificamente sobre a função PROCV – uma das mais recomendáveis para quem precisa organizar as vendas.
Assim, focando em somente uma função, você conseguirá compreender todo o conteúdo e aplicar o uso dela nos processos comerciais de sua empresa, fazendo uma gestão muito mais organizada.
Sendo assim, a fim de tirar todas as suas dúvidas com relação a utilidade da função PROCV e a forma de aplicá-la no seu dia a dia, preparamos este conteúdo especialmente para você:
O que é a função PROCV no excel?
A função PROCV Excel permite localizar dados em colunas de uma tabela. De um modo geral, ela funciona como um banco de dados simples.
Com o uso desse recurso é possível executar uma busca com base em um valor específico, ou seja, se você tem um documento com muitos dados e precisa sintetizar somente algumas dessas informações, precisa saber como usar o PROCV!
Além disso, em termos de competências profissionais, conhecer essa função é um dos pré requisitos necessários para candidatos que disputam vagas de administração e finanças.
No entanto, outros setores da empresa também otimizam suas buscas com essa fórmula.
Ainda parece confuso entender sobre esse tema, não é mesmo?
Mas fique tranquilo, nós vamos te explicar tintin por tintin ao longo deste conteúdo!
Aliás, para entender o que é a função PROCV e como usá-la na sua rotina é preciso saber como ela funciona, certo?
Então, vamos para a parte conceitual da fórmula PROCV, assim você conseguirá compreender melhor o assunto e verá que não é um bicho de sete cabeças!
Como funciona a função PROCV excel?
Vamos entender primeiro a construção da fórmula PROCV para depois entender como ela funciona, combinado?
A fórmula PROCV é construída da seguinte maneira:
=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; número_coluna; intervalo_pesquisa)
Exemplos:
=PROCV(F12;A1:V8;2;VERDADEIRO)
=PROCV(P19;A1:Q8;3;FALSO)
=PROCV(B9;A1:Z12;5;0)
Preste sempre atenção no ponto e vírgula que vem depois de cada variável, além dos parênteses!
Cada variável dentro da fórmula PROCV Excel corresponde a um ponto que deve ser pesquisado dentro da tabela analisada.
Valor_procurado
É um argumento obrigatório dentro da função PROCV Excel. Esse é o valor que você deseja procurar dentro do intervalo pesquisado.
O valor precisa estar na primeira coluna do intervalo de células que será analisado.
Matriz_tabela
É o intervalo da tabela no qual você deseja obter os resultados.
Esse intervalo de células dentro da fórmula PROCV Excel é o local no qual será buscado o valor_procurado.
Exemplo: se o intervalo no qual você deseja fazer uma busca abrange entre B7 e D7, então sua fórmula terá um intervalo de pesquisa assim: B7:D7.
Número_coluna
Aqui você define o número da coluna na qual está a informação que procura dentro do intervalo da tabela selecionado antes.
Intervalo_pesquisa
Um valor lógico, o qual especifica se você quer que a PROCV localize uma correspondência aproximada ou exata.
Por fim, vamos entender a última variável do intervalo da pesquisa: ou seja, no caso dos exemplos dados acima, vamos entender as variáveis “verdadeiro”, “falso” e “0”:
VERDADEIRO: supõe que a primeira coluna do intervalo selecionado está organizado em ordem alfabética ou numérica e, a partir disso, procura o valor mais próximo como resultado.
FALSO: procura o valor exato na primeira coluna do intervalo.
0: indica nulidade da variável.
Ainda está confuso, não é mesmo? Não se preocupe, esses temas que envolvem diversos números e fórmulas realmente geram uma assimilação mais demorada.
Mas, para tornar mais fácil e prático o seu entendimento, vamos usar o exemplo de uma empresa que está avaliando a meta alcançada de vendas de cada funcionário, por região, cidade ou estado.
Exemplo base
Depois de conhecer a planilha na qual precisará fazer a aplicação da função PROCV Excel, chegou a hora de definir um pequeno menu para ela.
É nesse menu que ficará toda a mágica da fórmula PROCV Excel, por isso preste bem atenção:
De forma geral, você terá uma tabela de análise assim:
Montando a fórmula PROCV Excel
Agora sim! Vamos desvendar o segredo dessa fórmula que parece uma mágica:
Com base no exemplo acima, cada linha desse menu vai corresponder a um tipo de comando na fórmula PROCV Excel. Veja:
Vendedor
Esse campo não recebe codificação, ele é apenas usado para localizar uma pesquisa. Corresponde ao valor_procurado.
Aqui você indica o nome do vendedor que deseja obter a informação: G4.
Lembre-se que o nome dos vendedores, nesse caso, estão na coluna 1.
Então, embora não tenha código, na hora de calcular o seu G4, você deve indicar sempre alguma informação presente na coluna 1.
Local
Nesse campo você coloca a primeira fórmula PROCV Excel. Ele corresponde ao número_coluna.
Aqui você indica no código o número da coluna a ser buscada.
Nesse caso, a coluna 2 é a que irá te dizer de onde é esse vendedor (região, cidade ou estado).
Portanto, a função PROCV no Excel ficaria assim:
=PROCV(G4;A3:D22;2;0)
Total de vendas
Esse campo corresponde ao total de vendas de cada pessoa da coluna 1. Aqui também corresponde ao comando número_coluna.
Nesse caso, porém, o valor final referente ao total de vendas feitas por cada pessoa:
=PROCV(G4;A3:A22;3;0)
Viu só?
Não é tão difícil quanto parece, mas exige uma certa atenção na hora de definir as variáveis da fórmula PROCV no Excel.
Assim, toda vez que você indicar o nome de um vendedor na célula G4, a fórmula PROCV irá mostrar de onde veio esse vendedor e quanto ele vendeu, como no exemplo abaixo:
Sendo assim, com base nesses cálculos é possível organizar diferentes setores de uma empresa, mas vamos falar disso no próximo tópico.
Para que usar a função PROCV?
Depois que você entendeu como usar o PROCV Excel em uma tabela de dados, é importante saber quais os setores da sua empresa que mais podem se beneficiar ao utilizar essa automatização de busca.
Por isso, nós separamos uma lista com alguns setores empresariais nos quais a função PROCV Excel é mais utilizada, confira:
Estoque
Dentro do setor de estoque de uma empresa é possível inserir a função PROCV Excel para saber em qual local do estoque está guardado o produto.
Isso facilita o trabalho de quem vai procurar pelo produto dentro do estoque, otimizando tempo;
Pesquisa de produtos ou serviços
Dentro de uma empresa, às vezes é preciso saber preços de determinados produtos ou serviços para comparar com a concorrência, por exemplo.
Com a fórmula PROCV Excel é possível localizar o preço de um produto sem a necessidade de um programa de leitura de código de barras, você precisará apenas do nome ou código do produto para inserir na fórmula;
Setor comercial
Ao usar a função PROCV Excel da maneira que mostramos no exemplo mais acima, torna possível conhecer quanto cada funcionário vendeu sem precisar procurar essa informação na barra de rolagem em cada uma das linhas.
Isso facilita o controle das vendas feitas por seus funcionários e ajuda a melhorar o desempenho de cada colaborador em particular, com base no alcance da meta.
Dessa forma, você consegue obter mais controle das vendas feitas por cada um de seus vendedores com o objetivo de analisar caso por caso.
Assim é possível tomar os devidos cuidados para continuar motivando a todos.
Além disso, você também consegue manter uma base de pesquisa do estoque da empresa com mais facilidade, podendo otimizar o trabalho de seus colaboradores e melhorar o fluxo de atividades.
Aliás, vamos ser sinceros, todo gestor precisa ter acesso fácil a informações relacionadas ao andamento da empresa.
Por isso, ao aplicar a fórmula PROCV Excel as chances de conseguir manter esse controle só tendem a aumentar.
Organizar para melhorar o desempenho e vender mais!
Bom, agora que você entendeu como usar o PROCV no Excel para otimizar os processos dentro do setor comercial e assim facilitar o desempenho da equipe em vendas, vamos fazer uma pequena revisão deste artigo.
Anote tudo!
- A função PROCV Excel é uma forma de localizar informações verticais em uma tabela dentro do Excel;
- Essa é uma das fórmulas mais usadas dentro de empresas para auxiliar no controle de diversos setores internos;
- A função PROCV Excel trabalha com quatro variáveis:
A) Valor_procurado: local onde você pesquisa o termo;
B) Matriz_tabela: todas as colunas e células que vão envolver o cálculo;
C) Número_coluna: número da coluna para determinado cálculo;
D) Intervalo_pesquisa: função opcional que determina a resposta exata ou variável. - A função PROCV no Excel pode ser usada dessa forma:
=PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; número_coluna; intervalo_pesquisa);
5. Você pode utilizar a função PROCV Excel para identificar números do estoque da empresa, para a busca de preços de produtos e para o controle das vendas de um negócio.
Mas, fique atento porque essa é apenas uma das muitas funções que existem no Microsoft Excel, se quiser saber quais são as demais funções mais usadas no programa, dê uma olhada em nosso conteúdo sobre planilha excel e descubra muito mais.
Além disso, aproveite para ver em nossos artigos as mais eficientes técnicas de vendas para aumentar os resultados da sua empresa em valores expressivos.
Agora sim, mãos à obra!
Organize todos os setores da sua empresa, aumente suas vendas com essa fórmula de controle e nunca mais perca tempo pesquisando e se perdendo em planilhas enormes!
