Gestão de documentos digitais: um guia prático para você aplicar

Em um mundo cada vez mais competitivo, empresas dos mais variados portes precisam encontrar maneiras para se destacarem no mercado. 

Com a pandemia do Covid-19, muitas dessas empresas tiveram que se reinventar, já que o home office passou a ser uma realidade para grande parte das pessoas. Neste contexto, os processos que fazem parte da transformação digital de uma companhia e que, geralmente, levam tempo e planejamento para acontecerem, tiveram que ocorrer da noite para o dia. Assim, a digitalização tornou-se parte das nossas rotinas, e a gestão de documentos digitais está inclusa nisso.

Existem alguns problemas e gargalos que a maioria das empresas enfrentam, como: falta de tempo, necessidade de reduzir custos, burocracias desnecessárias e falta de produtividade. Se você se identifica, então a gestão de documentos digitais pode ser a solução que você estava procurando para a sua empresa!

Neste artigo, você terá acesso a um guia completo sobre a gestão de documentos digitais. Confira!

O que é gestão de documentos digitais?

A gestão de documentos feita de maneira digital é, resumidamente, a administração e automação dos processos que envolvem os documentos eletrônicos. Com esse tipo de gerenciamento, é possível padronizar e administrar as etapas dos documentos online, desde a elaboração, assinatura, vigência e até armazenamento! 

Todo o ciclo de vida dos documentos importantes da sua empresa podem ser gerenciados digitalmente, com a ajuda da tecnologia e de uma plataforma de gestão de documentos digitais, por exemplo.

Por que fazer gestão de documentos digitais?

Existem muitas vantagens em aderir a este tipo de gerenciamento, mas nós vamos citar as duas principais. Confira:

Redução de custos

Uma das principais vantagens da gestão digital de documentos é a evidente redução de custos. O trabalho manual com documentos físicos/impressos demanda um custo enorme, seja na coleta de assinaturas, transporte, gastos com burocracias de cartório, possíveis extravios, impressão e arquivamento de milhares de folhas de papel, entre tantos outros. 

O prejuízo financeiro existe e acontece sem nem as empresas perceberem: Segundo a IACCM – The International Association for Contract & Commercial Management, uma gestão física e ineficiente de documentos pode consumir cerca de 9,2% da receita de uma empresa.

Por isso, se a sua empresa busca a redução de custos, digitalizar todo esse processo e aderir a uma gestão de documentos eficaz traz resultados extremamente positivos.

Segurança da informação e validade jurídica

Ao contrário do que muitos pensam, o processo digital é, sim, mais seguro que o manual. Isso porque no meio digital existem diversas técnicas que garantem a segurança dos seus dados e a integridade dos documentos, além de Leis específicas que amparam os documentos eletrônicos.

No papel, é muito mais fácil que aconteçam erros, extravios e até mesmo a falsificação da assinatura de um documento, por exemplo. No digital, isso fica mais difícil de acontecer, por conta de protocolos de alto nível de segurança, como a criptografia, código hash, validação do certificado digital, carimbo de data e hora, entre outros.

Você pode saber mais sobre o assunto por meio de um Guia de Validade Jurídica, por exemplo.

Além disso, existem algumas Leis que amparam e garantem a validade jurídica dos documentos digitais e da assinatura digital, que é um método seguro para assinar documentos online. A principal delas é a Medida Provisória 2.200-2, assinada em 2001.

Além desses dois principais pontos citados, a gestão de documentos digitais também tem como benefícios: padronização de processos, menos burocracia, integração de equipes, oferecer mais agilidade aos negócios e levar mais produtividade aos colaboradores.

Como fazer na prática?

A gestão eletrônica de documentos, na prática, pode ser aplicada com a ajuda da tecnologia, através de um software de gerenciamento de contratos, por exemplo.

Todo o fluxo dos documentos passa a ser gerenciado dentro de uma plataforma, que pode ter funcionalidades como dashboard de gestão geral, monitoramento das assinaturas, criação de tarefas, automação de todo o fluxo de um contrato, entre outras ferramentas.

E aí, está pronto para aderir à gestão digital de documentos? ?

Material produzido pela equipe da Contraktor